Règlement de Fonctionnement

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Règlement de Fonctionnement

Message  Carole le Lun 9 Oct - 16:41

ASSOCIATION
Porte Ouverte Enfants-Parents
Multi-Accueil Parental
185, rue de Verdun
94500 Champigny-sur-Marne
Tel : 01.48.82.08.69
www.creche-poep.fr
http://poep.forumgratuit.fr


L’Association parentale : des parents acteurs

Une Association est un regroupement de personnes ayant un projet commun.
Porte Ouverte Enfants-Parents, Association de loi 1901, a été créée par un groupe de parents Campinois en 1984. D’année en année, son fonctionnement dépend toujours de l’investissement bénévole des parents. L’Association peut être considérée comme une “petite entreprise”, gérée par un Conseil d’Administration et un Bureau, constitués de parents élus chaque année, au mois de mai/juin, pour une prise de fonction en septembre. En inscrivant leur enfant, les parents s’engagent à s’impliquer activement avec l’aide des professionnels. Les décisions importantes sont prises par l’équipe parents-professionnels et peuvent faire l’objet d’une demande d’agrément auprès de la Direction des Services de PMI du département.


La structure d’accueil

La structure assure pendant la journée un accueil Parental, collectif, régulier et ponctuel, d’enfants de moins de 4 ans et fonctionne conformément :
 aux instructions en vigueur de la Caisse Nationale d’Allocations Familiales, toute modification étant applicable,
 aux dispositions du règlement de fonctionnement ci-après.

Notre capacité d’accueil est fixée à 18 enfants âgés de 10 mois à 4 ans. Conformément au décret du 1er août 2000, une place est réservée pour les enfants en situation de handicap. Dans ce cas, l’accueil de l’enfant se fait selon un protocole établi entre le médecin, l’équipe thérapeutique et la famille, afin de mettre en place un suivi particulier pour l’intégration de l’enfant au sein du multi-accueil parental.

De manière générale, la structure propose les trois types d’accueil suivants :
- Un accueil régulier lorsque les besoins sont connus à l’avance et sont récurrents. Ce premier type d’accueil fait l’objet d’un contrat entre l’établissement et la famille et s’accompagne d’une mensualisation des dépenses.
- Un accueil occasionnel lorsque les besoins sont connus à l’avance et non récurrents. L’enfant est, dans ce cas, déjà connu de la structure et nécessite un accueil pour une durée limitée et ne se renouvelant pas à un rythme régulier.
- Un accueil d’urgence lorsque les besoins des familles ne peuvent être anticipés. Il s’agit du cas où l’enfant n’a jamais fréquenté la structure et pour lequel les parents souhaitent bénéficier d’un accueil en urgence. Une place est réservée à cet accueil, sur un temps déterminé avec la Responsable Technique, prise sur le seuil de tolérance d’inscription supplémentaire.



Article 1 – Ouverture et fermeture du multi-accueil parental

Le multi-accueil parental est ouvert du lundi au vendredi de 8h00 à 18h30.

Les périodes de fermeture sont :
 une semaine entre Noël et le jour de l’An,
 4 semaines sur août
 1 jour supplémentaire dans l’année (pour récupération suite à la participation de l’équipe aux réunions),
 les jours fériés.

Certains congés sont pris au choix des salariés, avec l’accord de l’employeur, selon les modalités de la Convention collective du 4 juin 1983, et n’entraînent pas de fermetures.



Article 2 – Le personnel


LE PERSONNEL EDUCATIF :
 Responsable Technique, Educatrice de jeunes enfants (28h)
 Educatrice de Jeunes Enfants (28h)
 Auxiliaire de puériculture (35h)
 Auxiliaire de la Petite Enfance (35h – Emploi d’avenir CDD)
 Auxiliaire de la Petite Enfance (30h – CAE/CUI CDD
 Assistante d’animation


 La Responsable Technique est garante de la qualité de l’accueil, de l’application des règlementations. Elle coordonne le travail de l’équipe, établit le planning.
Elle s’engage à faire vivre et évoluer le projet dans le respect d’un dialogue constructif (parents-professionnels) et en accord avec les parents élus (Bureau / CA).  
En cas d’absence de la Responsable Technique, la continuité de la fonction administrative est assurée par la Présidente de l’Association. L’éducatrice ou l’auxiliaire se charge de faire la continuité de direction (l’encadrement de l’équipe), et veille au respect du bien-être de l’enfant. En cas de nécessité, elle avertit le Bureau de tout dysfonctionnement.

 Les Educatrices et Auxiliaires accueillent les enfants au quotidien. Elles assurent le rôle de référente de l’enfant.
Elles animent le multi-accueil : organisation de l’espace, mise en place des activités d’éveil, encadrement des repas, assurent le change, les soins, le coucher, le lever.
Veillent au respect du rythme de l’enfant et assurent une qualité d’accueil et de bien-être.

 Les auxiliaires petites enfances
Elles accueillent les enfants au quotidien. Elles assurent le rôle de référent de l’enfant.
Elles animent le multi-accueil parental : mise en place des activités d’éveil, encadrement des repas, assurent le change, les soins, le coucher, le lever.

 L’assistante d’animation participe, sous la responsabilité des professionnels, aux différentes activités de la journée. Elle peut assurer la fermeture avec les parents de permanences.
LE PERSONNEL DE SERVICE :

Agent d’entretien (25h), assure l’entretien de la cuisine pendant et après le repas, ainsi que la propreté des locaux et du matériel.


LE PERSONNEL ADMINISTRATIF :

Secrétaire Administrative – Aide Comptable (24h), travaille en collaboration avec la Responsable Technique, ainsi que le Bureau, afin de garantir un lien privilégié entre parents, Equipe, et CA. Elle s’occupe de la gestion administrative courante du personnel, de l’Association, ainsi que la gestion financière, en lien avec le cabinet Comptable. Elle s’appliquera à une bonne relation avec nos partenaires sociaux et répondra aux besoins et demandes des familles.



Article 3 – L’implication des familles

Tous les parents sont acteurs au sein de cette structure, par le biais de leurs permanences, mais aussi par le biais de l’occupation d’un poste au sein d’une commission. Certains parents étant responsable d’un pôle important (membre du Bureau), pour le bon fonctionnement du Multi-Accueil Parental, se voient attribuer des décisions plus importantes à prendre et ont donc le rôle d’être les employeurs des professionnels, ainsi que la gérance de la structure.

Outre ces postes, la participation s’exerce à différents niveaux :

En adhérant à l’Association, les parents s’engagent à remplir trois obligations :

 Effectuer des permanences et participer ainsi à l’encadrement des enfants avec l’équipe. Ces permanences sont indispensables pour établir un lien de qualité parents-enfants-professionnels, et pour contribuer à l’épanouissement de leur enfant.
 Assister aux réunions administratives et pédagogiques, environ 1 fois par mois, en soirée, au multi-accueil. Ces réunions sont des temps d’écoute, d’échange et d’organisation nécessaires au bon fonctionnement de la structure. Ces réunions permettent d’entretenir des liens étroits avec les parents qui sont élus, à prendre en compte leurs attentes et à les informer des décisions.
 S’investir dans toute autre tâche utile au bon fonctionnement du multi-accueil parental selon les possibilités et compétences de chacun : vie administrative, animation, courses, bricolage, jardinage, couture, fêtes …

Sauf cas de force majeure, toute obligation non remplie : absences répétées à des réunions, parents qui ne s’inscrivent pas ou n’effectuent pas leur quota de permanences ou non respect systématique ou régulier des horaires …, entraînera la convocation des parents par le Bureau afin de juger des mesures à prendre, celles-ci pouvant aller jusqu’à l’exclusion.

En conséquence, les parents ont un rôle moteur qui demande motivation et disponibilité.


Article 4 - L’admission

Les inscriptions se font auprès de la Responsable Technique et/ou d’un représentant des parents.

Depuis septembre 2007, la Responsable Technique participe à la commission d’attribution des places pour la commune de Champigny-sur-Marne, et elle décidera de l’intégration de l’enfant.

Aucune activité professionnelle ou assimilée des deux parents ou du parent unique n’est exigée. En référence à l’article D.214-7 du code de l’action sociale des familles, l’accueil des enfants de parents engagés dans un parcours d’insertion sociale et professionnelle sera favorisé.


À son entrée, la famille doit avoir :
 Signé le contrat et l’engagement à respecter les règlements de « fonctionnement » et « médical », contenant également les diverses autorisations,
 Réglé son adhésion à l’Association POEP,


Apporter :
 Une photocopie d’un justificatif de domicile,
 Une photocopie du livret de famille,
 Une photocopie du carnet de santé attestant de la mise à jour des vaccinations,
 Un certificat garantissant aucune contre indication à faire la cuisine, pour les parents,
 Une photocopie du dernier avis d’imposition sur le revenu, pour les familles non allocataires, et celles ne souhaitant pas utiliser le service Cafpro
 Une Attestation C.A.F. mentionnant votre numéro d’allocataire, qui nous permettra l’accès au service Cafpro mis en place par la CAF, pour les professionnels (référence annexe 2 : Service Internet Cafpro). Pour les familles ne souhaitant pas passer par le service Cafpro, le dernier avis d’imposition,
 Une attestation par le médecin traitant précisant que les parents ne présentent pas de maladie dont la tuberculose.
 Une ordonnance pour le médicament à donner en cas de fièvre,



Article 5 - L’adaptation

L’intégration de l’enfant passe obligatoirement par une période d’adaptation, dont le rythme est aménagé avec le professionnel, en fonction de chacun. Une présence régulière est indispensable pour que l’enfant se sente bien.
Les parents s’engagent donc à organiser leur emploi du temps pour se rendre disponible durant tout le temps de cette période d’adaptation. Si pour une raison quelconque l’enfant ne peut suivre cette période d’adaptation, l’enfant devra continuer une arrivée progressive au multi-accueil parental, et effectuer de petites journées très régulièrement, jusqu’à son arrivée définitive au multi-accueil parental.
Je note que pendant la période d’adaptation, la totalité de la participation familiale me sera facturée.



Article 6 – Période d’accueil


Les réservations s’effectuent pour l’année lors de l’inscription. La fréquence, dont l’unité de compte est l’heure, peut représenter d’une demi-journée à 5 jours par semaine. Les modalités d’accueil de l’enfant sont formalisées au terme d’un contrat signé entre les parents et l’Association.

Une révision du contrat de fréquentation peut être demandée (réduction ou augmentation du temps de présence de l’enfant au multi-accueil parental), mais elle est soumise à l’accord de l’équipe, du Bureau associatif, et à l’organisation des groupes d’enfants accueillis.

Toute demande de changement sur les périodes de réservation, ou demande de rupture de contrat donnera lieu à un réajustement des déductions d’absence, prenant en compte la réalité de l’accueil (présence de l’enfant et fermeture effective de la structure).
De plus, elle doit être envoyée par écrit un mois avant l’échéance, faute de quoi les temps de garde sont dus. Une fois modifiée, cette nouvelle fréquentation est valable jusque la date de fin du contrat.

Par contre, dans le cas d’une demande de modification des modalités horaires d’accueil, un nouveau contrat d’accueil devra être négocié.



Article 7 - Déroulement d’une journée


8h00 - 9h45 Ouverture et accueil des enfants
10h Regroupement par groupe
10h30 Activité
11h15 Repas des petits
11h45 Repas des grands
11h30 Arrivée des enfants repas-après-midi
12h45 Sieste
15h30                 Goûter des petits
16h00 Goûter des grands
18h30 Sortie des enfants


POUR LE BIEN ETRE DES ENFANTS ET POUR GARANTIR LE BON DEROULEMENT DES ACTIVITES, NOUS VOUS PRIONS DE RESPECTER LES TEMPS D’ACCUEIL.


Article 8 - Permanences des parents


Les parents participent pleinement à la vie de la structure, ceci est essentiel pour le bon fonctionnement du lieu et pour assurer un accueil de qualité aux enfants. Ces permanences se font en collaboration avec les professionnels. C'est un moment de présence active où chacun apporte sa disponibilité bienveillante.


Différents « type » de permanences :
• L'accueil du matin (ouverture)
Le parent assure, avec l'équipe, le temps d'accueil du matin. La participation du parent permet d'apporter une présence rassurante supplémentaire aux enfants accueillis. Ce moment de la journée est un temps de jeux, d'activités, de rêves et surtout de relation qui sont des éléments importants favorisant le bien-être des enfants.
• Le repas
Le parent, durant cette permanence, prépare le repas avec des produits frais, pour les enfants de la structure, accueillis sur le temps du midi.
La commission cuisine est accessible par mail à cuisinepoep@gmail.com.
• Le goûter
Comme pour le repas, le parent assure la préparation du goûter.
• Les retrouvailles du soir (fermeture)
Comme pour la permanence du matin, le parent assure ce temps d'accueil avec l'équipe. Il participe en collaboration avec les professionnels au bien-être des enfants, ainsi qu'au rangement de la structure, quand tous les enfants sont partis avec leurs parents.
• Surveillance sieste
Afin de permettre aux professionnels d'avoir un espace de réflexion et d'échange sur la pédagogie mise en place, ainsi que sur l'organisation de la structure, il est demandé aux parents d'assurer une présence bienveillante durant le temps de sommeil des enfants.


Nombre de permanences :
Les familles accueillies en 2 ou 3 fois par semaine effectuent au minimum 3 permanences par mois.
Les familles accueillies en 4 ou 5 fois par semaine effectuent au minimum 4 permanences dans le mois.
Les permanences « repas » et « goûter » concernent systématiquement les parents qui ont des enfants avec des fréquences de garde incluant goûter et/ou repas. Elles seront donc à inclure dans leur permanence pour les parents concernés.

Lorsque vous prenez vos 3 semaines de congés, vos permanences peuvent être proratisées si vous le souhaitez, à partir de 2 semaines consécutives. Si vous n’avez qu’une semaine, vous faites le nombre prévu contractuellement de permanence.

Mais attention, cela ne s’applique que lorsqu’il s’agit des semaines de congés payés auxquelles vous avez droit. Si votre enfant n’est pas là pour « convenance personnelle », vos permanences doivent être assurées, pour le bon fonctionnement du lieu.


Horaires de permanences :
L’organisation de l’équipe est construite autour de la collaboration avec vous parents lors de vos permanences. Tout retard ou absence de votre part lors de votre permanence met l’organisation de l’équipe en péril. Il est donc important de prévenir au plus tôt.

8h45-11h15 : accueil du matin 15h30-17h30 : goûter
9h30-12h30 : repas 16h30-18h30 : fermeture
13h-15h : surveillance sieste 1 fois par semaine, tous les 15 jours (2 parents)

NB : Les membres du Bureau peuvent, en fonction du remplissage du planning, ne pas effectuer leurs permanences pour compenser le temps passé en réunions administratives.

Le planning des permanences est mis sur le forum au début de chaque mois pour l’organisation du mois suivant. Les parents doivent prendre la responsabilité de le consulter et de s’y inscrire, via planningpoep@yahoo.fr


Si exceptionnellement un parent se trouve dans l’impossibilité d’effectuer une des permanences, il doit IMPERATIVEMENT se faire remplacer et organiser alors son remplacement à partir de la liste des coordonnées des familles.

Lors des permanences, le parent partage des moments d’activités avec son enfant et ses copains-copines en collaboration avec l’équipe, mais il reste le 1er interlocuteur auprès de son enfant.



Article 9 - Protocole de sortie


Les parents sont habilités à assurer la sortie jusqu’à 18h30, en présence d’un membre diplômé du personnel.
En l’absence du professionnel, ces derniers peuvent exceptionnellement être chargés de la sortie, avec l’accord de la Responsable Technique et des familles, et ceci dans le respect du protocole en vigueur.



Article 10 - Conditions particulières pour l’accueil


Mon enfant va fréquenter une collectivité et va être amené à être davantage malade que lorsqu’il était au domicile familial, tout au moins le temps que ses propres défenses immunitaires se forgent.
Tout enfant malade n’a en effet pas sa place au sein de la collectivité, d’une part parce que sa maladie le fatigue (il a besoin de calme et de repos), et qu’il nécessite plus d’attentions de la part du personnel alors moins disponible pour les autres enfants, et d’autre part parce qu’il présente un risque de contagion vis à vis des autres enfants présents dans la structure.

Je fourni une ordonnance d’antipyrétique pour mon enfant au multi-accueil parental (exigence de la Protection Maternelle et Infantile) où y est noté : le nom de l’enfant, la date de l’ordonnance, le nom de l’antipyrétique, une dose poids/kg (sans préciser de poids) et signé du médecin.
Un membre de l’Equipe professionnelle présent au multi-accueil parental pourra administrer à mon enfant un antipyrétique en cas de fièvre supérieure ou égale à 38,5°.
J’ai autorisé également tout professionnel diplômé (EJE, Auxiliaire de puériculture,) à donner à mon enfant le traitement médical institué par le médecin.
 Un enfant ne pourra être admis s’il présente une maladie de la liste des évictions.
 Les enfants sous Ventoline ne sont pas acceptés au multi-accueil parental. Toutefois, en fonction de leur état de santé, un aménagement de leur journée peut être proposé par des matins/repas, car en général c'est pendant le moment de sieste que les enfants ressentent une gêne respiratoire.
 En cas d’urgence, l’Equipe appelle les pompiers ou le SAMU. L’hôpital vers lequel l’enfant sera dirigé est Saint-Camille à Bry-sur-Marne.
 À la sortie du multi-accueil parental, l’enfant ne pourra être confié qu’à sa mère ou à son père, ou une personne mandatée majeure notifiée sur l’autorisation signée des parents. Celle-ci devra être présentée antérieurement à la responsable et devra se munir d’une pièce d’identité lorsqu’elle se présentera pour chercher l’enfant. Dans tous les cas, prévenir le professionnel le matin.
 Il est rappelé qu’à l’exception des parents ou des personnes habilitées à accompagner et reprendre l’enfant, nul n’est admis à pénétrer dans l’établissement sans autorisation de la Responsable Technique ou de la Présidente.



Article 11 – Santé et Sécurité


 Santé
Avant leur intégration au multi-accueil parental, les enfants doivent passer une visite médicale afin d’établir un certificat médical justifiant que l’enfant est apte à la vie en collectivité.

Vaccinations :
Les enfants doivent être soumis aux vaccinations obligatoires prévues par les textes en vigueur.  Une contre-indication doit être attestée par certificat médical.
En cas de non-respect de ces vaccinations obligatoires et de leurs rappels, l’enfant ne peut être accueilli en multi-accueil parental. Penser à nous remettre des photocopies en cas de nouveaux vaccins.

 Sécurité
En tant que parents, vous êtes également responsables de la sécurité des enfants. Vous devez prendre connaissance du protocole d’hygiène et de sécurité affiché, et l’appliquer scrupuleusement.


Pour rappel :
 Il faut se laver les mains lorsqu’on entre dans la structure. C’est la mesure la plus essentielle en termes de diminution du risque infectieux en collectivité.
 La porte d’entrée doit rester fermée au loquet après chaque passage.
 Les sacs à main sont entreposés en hauteur hors de portée des enfants.
 Le port de bijoux et des barrettes est interdit aux enfants.
 Ne jamais laisser un ou plusieurs enfants seuls dans une pièce.




Article 12 - Dispositions matérielles et alimentation


Un casier est attribué à chaque enfant.

Il aura besoin pour ses soins et son bien être :
 D’une paire de chaussons,
 D’une tenue de rechange à adapter selon la saison,
 2 bodys ou t-shirt + culotte supplémentaire
 1 chapeau et 1 crème solaire en été (lunettes si besoin)
 1 gigoteuse pour les plus petits
 De l’objet préférentiel susceptible de faciliter la séparation (doudou, tétine…).

Tous les vêtements, les chaussures, les tétines, les biberons, doivent êtres marqués au nom de l’enfant.

Les couches, quant à elles, sont fournies par la structure, sauf si les parents ont une autre préférence. Dans ce cas, ils devront apporter les leurs.

Tout objet (poussette, vélo…) entreposé à l’extérieur du multi-accueil parental reste sous la responsabilité de son propriétaire. Un local à poussettes, restant ouvert, est à votre disposition dans l’entrée près des boîtes à lettres.


 Alimentation
Au multi-accueil parental « Porte Ouverte Enfants-Parents », de bons petits plats sont concoctés tous les midis et aux goûters.
Les menus sont établis chaque mois en fonction des besoins nutritionnels de mon enfant et je pourrai les lire via le forum de la structure.

Si mon enfant présente des allergies alimentaires qui nécessitent un PAI, je m’engage à fournir ses repas journaliers.



Article 13 – Dispositions financières


Le multi-accueil parental POEP est une Association à but non lucratif qui fonctionne à l’aide de la participation financière, et non financière des parents adhérents, de subventions municipales et des prestations versées par la CAF du Val de Marne.


 Calcul
La participation mensuelle des Parents sera calculée par application du barème CNAF, en fonction des revenus, de la composition de la famille (nombre d’enfants à charge au sens des prestations familiales), et du nombre d’heures de présence dans l’année.


Composition de la famille
                    1 enfant   2 enfants 3 à 5 enfants 6 enfants et +
Taux d’effort horaire 0,05% 0,04% 0,03% 0,02%

Lorsqu’une famille a un enfant à charge porteur de handicap (bénéficiaire de l’Aeeh), le taux d’effort immédiatement inférieur sera appliqué. Ainsi, une famille de deux enfants dont l’un est handicapé, bénéficiera du tarif applicable à une famille de trois enfants.

La participation est établie à partir de l’avis d’imposition de l’année N-1 ressources N-2 ou du dossier d’allocataire par l’accès au système Cafpro :
    Nous tenons à vous informer que la Caisse d’Allocations Familiales du Val de Marne met à notre disposition un service Internet à caractère professionnel qui nous permet de consulter directement les éléments de votre dossier d’allocations familiales nécessaires à l’exercice de notre mission.
   Conformément à la loi du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, nous vous rappelons que vous pouvez vous opposez à la consultation de ces informations.
Dans ce cas, il vous appartient de nous fournir les informations et les documents nécessaires à l’élaboration de votre dossier d’inscription (avis d’imposition N-1 ressources N-2).
En cas d’absence de ressources, le prix plancher est calculé sur la base du RSA annuel pour une personne isolée avec un enfant, selon le barème de la Cnaf.
A l’inverse, un prix plafond est fixé, également selon le barème de la Cnaf.


 Révision
En cas de changement significatif de situation familiale au cours de la période contractualisée (mariage, décès, naissance, congé parental, perte ou reprise d'emploi, etc...), le montant de la mensualisation pourra être actualisé.
Toutefois, pour les familles allocataires de la C.A.F, ce changement devra avoir été au préalable pris en compte par cet organisme.
Le calcul est révisé annuellement le 1er janvier.


 Adaptation
La période d’adaptation est obligatoire, définie de façon générale, mais adaptable selon les besoins de l’enfant ou de sa famille.
Les parents s’engagent à organiser leur emploi du temps pour se rendre disponible durant tout le temps de cette période d’adaptation. Si pour une raison quelconque l’enfant ne peut suivre cette période d’adaptation, l’enfant devra continuer une arrivée progressive au multi-accueil parental, et effectuer de petites journées très régulièrement, jusqu’à son arrivée définitive au multi-accueil parental.


 Facturation
La structure applique le principe de la mensualisation sur 12 mois pour le règlement de la facturation. Celle-ci repose sur le paiement des heures réservées pour l’accueil régulier, consécutif à une réservation connue à l’avance et se déroulant sur un calendrier prévisible.
La famille règle ainsi la même dépense tous les mois, hormis les éventuelles heures supplémentaires et les déductions prévues dans ce présent règlement.

La facturation débute dès la première heure d’adaptation. En outre, toute demi-heure non prévue au contrat est due selon les modalités définies par le barème national Cnaf.

Le calcul est effectué selon la formule suivante :

Nb semaines présence prévus dans l’année X nb d’heures moyennes par jour X nb jour présence semaine X revenus mensuels brut imposable X taux d’effort  / Nb mois  présence dans l’année

La facturation débute dès la première heure d’adaptation. En outre, toute demi-heure non prévue au contrat est due selon les modalités définies par le barème national Cnaf.

Pour l’accueil occasionnel, la facturation est égale à la participation horaire définie par le barème institutionnel Cnaf multipliée par le nombre d’heures réalisées.

Concernant l’accueil d’urgence, les ressources des familles n’étant pas toujours connues, la structure adopte, dans ce cas, comme base la participation familiale horaire moyenne sur l’exercice précédent.


 Particularités des mois de Juillet et Août
Nous vous rappelons que le multi-accueil parental est ouvert au mois de juillet, et quelques jours en août, suivant le calendrier.
Pour les familles dont l’enfant reviendra en septembre, ces mois sont dûs au même titre que les autres.
Pour les familles dont l’enfant ne reviendra pas en septembre, un préavis d’1 mois est exigé à communiquer par écrit au multi-accueil parental, dans le cas contraire, le mois sera facturé en intégralité.
En cas de fréquentation partielle, la facturation sera effectuée au prorata semaine.


 Cas de déduction
Toute heure réservée est facturée, cependant, les cas de déduction suivants sont appliqués du nombre d’heures théoriques d’accueil sur la période d’accueil réservée :
- Fermeture pour congés d’été et d’hiver du multi-accueil parental, soit 5 semaines par an (1 entre Noël et le jour de l’An, et 4 en août)
- Jours fériés en semaine (à l’exception du 1er mai)
- 1 pont dans l’année
- Fermeture exceptionnelle du multi-accueil parental
- Hospitalisation de l’enfant sur présentation d’un certificat
- Eviction par le médecin de la structure
- Maladie supérieure à 3 jours (prise en compte du délai de carence). Ainsi, les 3 premiers jours calendaires de carence sont payés par les parents, les jours d’arrêt suivants sont décomptés.

En outre, au regard de l'étude des besoins des familles ayant des jeunes enfants, il ressort que la majorité d'entre elles sollicitent le bénéfice de 8 semaines de congés en moyenne. Cette analyse a permis d'élaborer le règlement de fonctionnement sur cette base. Par conséquent, en plus des cinq semaines de fermeture annuelles, les parents pourront bénéficier de trois semaines de congés déductibles supplémentaires laissées à leur libre appréciation.
Un courrier doit nous être adressé au minimum 1 mois à l’avance, pour qu’ils puissent être pris en compte et décompter de la facture.

Toutefois il convient de limiter ces déductions à 8 semaines maximum.
Donc lorsque les familles ne souhaitent pas laisser leur enfant pour convenances personnelles (par exemple, congés pris en sus des 8 semaines accordées, ou garde exceptionnelle à la maison pour un motif qui leur appartient, etc…), la participation familiale est due entièrement.
De plus ces déductions doivent tenir compte du nombre de jours de présence de l’enfant par semaine, et du nombre d’heures de présence moyenne par jour.


 Modalités de paiement
Le montant de la cotisation sera à régler en début de chaque mois pour le mois précédent (en cas d’heures supplémentaires ou de maladie de l’enfant de plus de 3 jours avec certificat médical, une régularisation est calculée à la fin de chaque mois).

Le paiement des cotisations est dû au plus tard pour le 10 de chaque mois, pour le mois précédent.
Tout retard de paiement sera communiqué au Bureau, habilité à prendre les décisions nécessaires.
En cas de non paiement, l’enfant ne pourra plus être accueilli jusqu’à régularisation de la situation, l’éviction pourra être envisagée.
Le règlement peut se faire par virement, chèques, espèce ou e-tickets CESU (selon les conditions décrites ci-dessous) et doit correspondre au montant de la facture au centime près (ne pas arrondir).
Les chèques sont à établir à l’ordre de POEP.

Par jurisprudence, le règlement du mois d’août sera à émettre avec votre règlement de juillet. Il ne sera encaissé qu’à la fermeture en août.


 Adhésion à l’Association POEP
Pour que l'enfant soit accepté au sein du multi-accueil Parental, il faut d’abord être membre de l’association « Porte Ouverte Enfants-Parents » :
- Adhésion : 50 euros par famille et par an, renouvelables en septembre de chaque année.
- Cette adhésion est ramenée à 18 euros pour les enfants entrant après le 31 mars.
- En cas de désistement de la famille, l’adhésion n’est pas remboursable.

 Modalités de départ
Dans tous les cas de départ en cours d’année, 1 mois de préavis est exigé (courrier à la Secrétaire Administrative – Aide Comptable).



Fait à Champigny le 1 septembre 2017

La Responsable Technique : Le Président :




Annexe 1 : définition des différents postes et commissions au sein du Muli-Accueil Parental


LE BUREAU

Président(e) :
- Le Président représente le multi-accueil parental dans tous les actes de la vie civile. Il est le responsable juridique et moral.
- Il gère les relations entre l’association et les organismes ou partenaires extérieurs (Mairie, CAF, ACEPPRIF, PMI…).
- Il préside les Assemblées Générales, les réunions du Bureau et du Conseil d’Administration, et valide les décisions.
- Il est tenu au courant de tout problème relatif au multi-accueil parental, et arbitre les éventuels litiges.
- Il prend toutes les décisions « administrative et de fonctionnement » urgentes.
- Il recrute le personnel du multi-accueil parental, en collaboration avec la Responsable Technique, et signe les contrats de travail.
- Il répond aux questions techniques des salariés relatives à l’exécution de leur contrat de travail.
- Il fait la coordination et la médiation entre les parents et l’équipe.
- Le Président de l’Association travaille en étroite collaboration avec la Responsable Technique et la secrétaire administrative (gestion de l’interne : inscription, cohésion du projet, réponses aux courriers…).

Vice Président(e) :
- Le Vice-président est membre du Bureau. À ce titre, il est associé à toutes les prises de décision soumises à l’arbitrage de celui-ci par le règlement de fonctionnement et les statuts de l’Association.
- Il est responsable de la coordination et la médiation entre les parents, l’équipe et le Bureau. Ainsi, c’est à lui que les parents doivent s’adresser pour tout problème relatif à l’équipe ou à l’Association. Il se charge ensuite de coordonner et de rapporter les informations.
- Il travaille en collaboration avec la Responsable Technique, le Président et la Secrétaire Administrative de l’Association.
- Il est informé du travail des autres commissions, notamment par compte-rendu écrit mensuel.
- Il assure la coordination entre les commissions, le Bureau et l’équipe pédagogique. Il reçoit notamment chaque commission deux fois par an (lors de la prise en charge en
début d’année, puis au moment de bilan de fin d’année), en présence de la Responsable Technique, et travaille à l’optimisation des commissions.
- En cas d’absence du Président, il est désigné pour remplacer celui-ci sur l’ensemble de ses tâches.

Trésorier(e) :
- Le Trésorier est un membre du Bureau. À ce titre, il est associé à toutes les prises de décision soumises à l’arbitrage.
- Au printemps, il suit l’établissement par l’expert-comptable du bilan financier de l’année précédente (compte de résultat et bilan), en lien avec le Commissaire aux comptes, et prévoit les amortissements avec celui-ci.
- Il est chargé, sous l’autorité du Président, des relations avec les financeurs (ville, CAF, Région) et les banques.
- Il élabore le budget prévisionnel en octobre, et établit les demandes de subventions. Il analyse les niveaux de dépense actuels pour anticiper les besoins de financement.
- Le trésorier travaille en étroite collaboration avec la Secrétaire Administrative de du multi-accueil parental et le Comptable.
- Il s’assure du suivi des comptes bancaires et de la caisse.

NB : Depuis le 1/07/2010, un cabinet d’Expert Comptable / Commissaire aux compte reprend toute notre COMPTABILITE, mais aussi les Fiches de paie des salariés.

Secrétaire :
- Le Secrétaire Général est membre du Bureau. À ce titre, il est associé à toutes les prises de décision soumises à l’arbitrage de celui-ci par le règlement de fonctionnement et les statuts de l’Association.
- Il engage sa responsabilité quant à l’authenticité des propos recueillis au sein de ses compte-rendu et procès-verbaux.
- Il s’occupe de l’élaboration et du suivi du listing téléphonique. Aussi, de l’écriture de courriers divers. Il établit différents tableaux selon les besoin.


LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Membre du conseil d’administration :
Les membres administrateur représentant l’Association ont un rôle de conseiller, participant aux prises de décisions, afin d’assurer le bon fonctionnement et l’application des décisions de l’Assemblée Générale


LES COMMISSIONS

Chargé du planning :
- Il se charge de l’élaboration et du suivi des plannings de permanences. Il comptabilise les heures manquantes ou supplémentaires de chaque famille afin d’ajuster, par la suite, les permanences de chacun
- Il travaille avec l’équipe pour évaluer les besoins du multi-accueil parental en termes de présence adulte, après avoir validé avec elle le planning enfants

Chargé de gérer le stock de couche:
- Il se chargera, tous les mois, de vérifier le stock de couche, et d’en effectuer l’achat, afin que le stock minimum prévu soit maintenu.

Chargé(s) des impressions :
- Copie/sortie de documents en « grosse » quantité, environ 30 exemplaires, puisque nous sommes une trentaine de famille.

Chargé(s) de l’organisation de la Foire aux Cochons :
- Il se charge de l’organisation de la Foire aux cochons, où nous avons un stand pour un week-end, afin de nous faire connaître aux Campinois, en présentant la structure, et en vendant boissons et nourriture.

Chargé de l’organisation des fêtes :
- Il se charge de l’organisation de la fête de Noël, le Carnaval, la fête de fin d’année, etc…

Chargé(s) de l’organisation des sorties :
- Il imagine des sorties en lien avec le projet pédagogique de l’équipe
- Elle détermine des dates pour ces sorties, en concertation avec l’équipe
- Il organise les sorties : relations avec les structures d’accueil, devis, règlements, factures, organisation sur place
- Il recrute les parents accompagnateurs en les tenants au courant des dates de sortie au début de chaque trimestre, soit environ 2 mois à l’avance

Chargé(s) des courses Internet :
- Faire un point sur les tableaux de suivi des stocks (frigo, armoire salle à manger, meuble suspendu au dessus du micro-onde)
- Faire un point sur les menus des 15 jours à venir
- Passer toutes les 2 semaines une commande sur Auchan.fr
- Pointer la marchandise récupérée par rapport à la commande
- Ranger les courses au multi-accueil parental
- Mettre à jour les tableaux de suivi des stocks
Chargé(s) des courses non alimentaires :
- Faire un point sur les tableaux de suivi des stocks (frigo, armoire salle à manger, meuble suspendu au dessus du micro-onde, près de l’armoire à pharmacie)
- Faire les achats environ tous les 2 mois
- Ranger les courses au multi-accueil parental
- Mettre à jour les tableaux de suivi des stocks

Chargé « devis » :
- Il se charge de la réalisation de devis lors de besoin spécifique pour des travaux, ou lors de subventions.

Chargé(s) du bricolage :
- Petits travaux d’entretien, de réparation, d’installation de matériel (voir les besoins avec l’équipe)
- Il coordonne les opérations en cas de travaux ou d’aménagement importants à l’intérieur du multi-accueil parental
- Il assure le lien avec le gestionnaire de l’immeuble pour tout problème relatif aux locaux.
- En cas de travaux, il établit le programme et le devis qu’il soumet au Bureau. Il sélectionne une entreprise et assure le suivi du travail
- Il gère et supervise les situations de crise relatives aux locaux (dégâts des eaux, incendies, effractions…)
- Il prend connaissance des petits travaux courants à effectuer, et en charge la commission responsable du petit bricolage
- Pour travaux plus importants : peinture, petite menuiserie par exemple, coordination avec d’autres parents volontaires

Chargé(s) du jardinage :
- Il conçoit l’aménagement du jardin. Il établit le devis et le programme des travaux à effectuer
- Il assure l’entretien du jardin (arrosage, désherbage, tondre la pelouse, tailler la haie).
- Il effectue les plantations proposées par la Responsable Technique et le Bureau, ou organise leur réalisation par l’Equipe ou par les enfants
- En concertation avec l’équipe, il organise l’évolution de l’espace jardin en fonction des activités proposées

Chargé(s)  de l’accueil – inscription des parents :
- Il participer aux RDV de nouvelles familles avec la Responsable Technique, afin d’expliquer le multi-accueil parental côté « parents », déjà présents, ayant donc une expérience
- Il répond aux questions de par son vécu au sein de le multi-accueil parental, donner un avis objectif sur la structure, en parler

Chargé de la couture :
- À la demande de l’équipe, il assure les petits travaux de couture du multi-accueil parental (réparation des marionnettes, de la pochette à doudou…).

Chargé des commandes commerçants du marché :
- Passer commande environ tous les 15 jours auprès des commerçants du marché (poissonnier, primeur et fromager) ainsi qu’auprès du boucher, pour leur donner ce que l’on veut acheter, en quelle quantité, et à quelle date
- Lien avec les commerçants

Chargé de l’informatique :
- Gérer les petits soucis occasionnels de l’ordinateur, du téléphone, de la box…

Chargé « forum » :
- Il se charge de mettre à jour le forum, chaque fois que nécessaire (arrivée/départ de familles, infos diverses, actualisation du bandeau, etc…).

Chargé du Document Unique d’Evaluation des Risques et du Plan de Prévention des Risques Professionnels :
-  Evaluation, Elaboration, mise en place, et suivi, avec un membre de l’Equipe et du Bureau.
- Choisir des actions de prévention appropriées et apporter, face à des risques déterminés, des réponses et des solutions complètes qui ne soient pas uniquement "techniques".
-  Mise en œuvre d’actions de prévention ainsi que des méthodes de travail et de production garantissant un meilleur niveau de protection de la santé et de la sécurité des salariés, intégrant ces actions et ces méthodes dans l'ensemble des activités de la structure et à tous les niveaux de l'encadrement.



LE PERSONNEL ADMINISTRATIF

Secrétaire Administrative – Aide Comptable :
Sous l’autorité du Bureau et du Conseil d’Administration, et avec leur collaboration si besoin, la secrétaire exerce au sein, et pour le compte de l’association POEP les fonctions suivantes :
 Secrétariat et suivi administratif,
 Secrétariat, aide et suivi comptable,
 Responsable du classement et de l’archivage des documents administratifs, comptables, financiers, paye et RH. Aucun original de ces documents ne pouvant être transmis à aucun membre de l’Association ou personne extérieure (membres de l’Association, équipe, Bureau, CA, cabinet comptable…). Ils sont à disposition dans la structure consultable sur place et sur demande en présence de la secrétaire.

La secrétaire administrative - aide comptable devra faire le lien entre les parents, l’équipe, le Bureau élu et le Conseil d’Administration (C.A.), et ainsi pouvoir coordonner le travail administratif et les décisions prises au sein de l’Association POEP. Elle participe aux réunions avec les parents, le Bureau et le C.A., suivant les thèmes abordés, et pourra être force de proposition ; ceci dans l’esprit d’être garant de la continuité et du suivi des différents travaux effectués par les Bureaux et les équipes successifs d’une part, et du respect des fondamentaux de l’objet et du fonctionnement de l’Association d’autre part.


Les noms des ‘responsables’ de chacun de ces postes sont communiqués à la suite de la première réunion qui se tient en septembre ; ainsi que la liste des coordonnées des parents inscrits au multi-accueil parental pour l’année en cours.

Carole
Admin

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